Descubre cómo realizar una nómina y todos los campos que debes tener en cuenta para hacerla correctamente
La nómina es uno de los documentos básicos a la hora de establecer la relación contractual entre la empresa y el trabajador, ya que refleja la correcta liquidación y el pago de los salarios. Por ello, conocer cómo hacer una nómina de trabajo es muy importante, ya que nos ayudará a evitar errores para, por un lado, no recibir sanciones de la Administracion, y por otro, que los empleados estén de acuerdo y satisfechos.
Qué es una nómina de trabajo
La nómina es el documento que refleja el líquido total a percibir, mensualmente, por un trabajador. En ella debe quedar plasmada la información de los trabajadores, del puesto de trabajo, así como las cotizaciones y retenciones a la Seguridad Social.
Ante el planteamiento de cómo rellenar una nómina, en primer lugar, debemos tener la información previa para poder cumplimentarla correctamente y esto puede resultar complicado y tedioso. Para agilizar y facilitar este paso, contar con herramientas profesionales y programas para hacer nóminas puede ayudarnos a evitar muchos errores y hacer el proceso más sencillo.
¿Cuántos tipos de nómina existen?
Podemos clasificar las nóminas en función de estas variables.
Según la periodicidad del pago encontramos las siguientes:
– Si son mensuales (pago a fin de mes).
– Quincenales si el abono es bimensualmente los viernes.
– Semanales (una vez a la semana).
Por otro lado, podemos clasificarlas según el tipo de personal; si es una nómina de los empleados, que se divide según convenio y cargo del trabajador. También encontramos la nómina de ejecutivos o personal de dirección, con salarios confidenciales si son de altos cargos. Y, por otro lado, la nómina de comisiones, con pago a quienes no reciben salario básico, sino comisiones derivadas de venta.
También encontramos las llamadas nóminas especiales, clasificadas en función de circunstancias especiales que modifican el importe final. Por ejemplo, si tiene horas extras, deben quedar reflejadas en la nómina, ya que será el comprobante de que dichas horas extras son abonadas.
Por otro lado, las nóminas prorrateadas, en caso de que el empleado reciba doce pagas. Por último, si contiene una baja por enfermedad, el empleado no recibirá una nómina común, sino que recibirá un modelo que contempla este supuesto para que quede reflejado la aportación por parte de la empresa y lo que corresponde a la Seguridad Social.
Cómo rellenar una nómina
Ante el planteamiento de cómo se hace una nómina, la cuestión clave que se debe abordar es disponer de toda la información previa para poder cumplimentar con corrección todos los elementos que la componen. En este punto, es interesante contar con herramientas de gran eficacia que facilitan extraordinariamente esta labor. Por lo general, el modelo más común de nómina está formado por tres grandes bloques: encabezamiento, devengos y deducciones.
Por lo tanto, para poder rellenarla, debemos partir de los siguientes criterios:
En primer lugar, disponer de toda la información necesaria de los trabajadores necesaria para poder cumplimentar los campos requeridos.
Comprobar el cumplimiento de todas las obligaciones relacionadas con las cotizaciones y retenciones en la Seguridad Social.
Encabezamiento de una nómina
Es el primer bloque de la nómina y debe contener la información principal.
– Por un lado, deben aparecer los datos de la empresa: el nombre o razón social de la empresa, domicilio, CIF, Código de Cuenta de Cotización.
– Por otro lado, datos del trabajador, como el nombre, NIF, Número de la Seguridad Social, Categoría profesional y antigüedad en la empresa.
– Periodo de liquidación: hace referencia a la fecha de la nómina. Debe contener la fecha de inicio, la fecha de finalización y el total de días trabajados.
Devengos y deducciones de la nómina
En esta parte de la nómina encontramos todos los conceptos salariales generados por el trabajador durante el período trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción. Se contemplan dos aspectos: percepciones salariales y percepciones no salariales.
Al sumar todos los devengos obtenemos el salario bruto del empleado, que irá especificado en la nómina como total devengado. En la primera parte, en las percepciones salariales, se debe especificar el salario base y los complementes salariales. Por ejemplo, aquí recogeríamos el plus de nocturnidad, complementos por trabajar en festivos, antigüedad, o gratificación por beneficios.
En cuanto a las percepciones no salariales, se deben tener en cuenta aspectos como el plus de transporte, plus de distancia o dietas de viaje. Que generalmente son reguladas por los convenios colectivos.
Por otro lado, las deducciones se marcan por diferentes conceptos y estas son aplicadas sobre la base de la cotización:
– Formación: se deduce un 0,10%.
– Desempleo: se deduce un 1,55%.
– Cotización por contingencias comunes: Normalmente, se aplica un 4,70%.
– IRPF: sujeta tanto a circunstancias personales como el salario anual.
– Una vez calculados los importes totales de devengo y deducciones, debe aparecer un resumen que contenga la remuneración total, base de cotización para la Seguridad Social, base de IRPF, total devengado y total a deducir.
Líquido a percibir
Por último, en la nómina contemplamos el líquido a percibir, que muestra deducciones y devengos, así como la remuneración total, es decir, el salario mensual por el que se cotiza, y las pagas prorrateadas extras.
En la parte inferior de la nómina se añadirá además un resumen con los siguientes datos:
– Fecha de ingreso.
– Entidad bancaria y número de cuenta del trabajador.
– Sello de la empresa o firma del empleador.
– Firma del trabajador.
– Sello de la empresa o firma, entidad bancaria, fecha en la que se realiza el ingreso de la nómina, y un apartado denomina “Recibí” por parte del trabajador a modo de confirmación.
Aportación de la empresa
En este apartado establecemos lo que paga la empresa por cada trabajador. Debe incluir esta información en la nómina para que el trabajador sepa lo que paga la empresa por su trabajo.
Cada empresa aporta lo siguiente:
– Contingencias comunes: el 23,6% de la base de contingencias comunes del trabajador.
– Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: el porcentaje a aplicar depende de las tablas de cotización por actividad.
– Desempleo: el 5,5% de la BCCC del trabajador si tiene un contrato fijo o un 6,7% si el trabajador tiene un contrato temporal.
– Formación profesional: el 0,6% de la BCCC del trabajador.
– Fondo de garantía salarial (FOGASA): 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del trabajador.
Soluciones profesionales para realizar nóminas
Contar con un programa para hacer nóminas puede facilitar y agilizar todo el proceso en las empresas. Podrás gestionar las nóminas de forma eficiente y segura con los procesos masivos de nómina, seguros sociales, IRPF y contratos de trabajo. Si necesitas hacer más sencillo los procedimientos y evitar errores manuales, no dudes en consultar nuestras soluciones profesionales para nóminas.