Conoce los beneficios de la digitalización de facturas y cómo hacerlo
La digitalización de facturas y de los procesos de las empresas son una prioridad en los negocios, ya que se ha vuelto una tarea esencial para poder facilitar la transformación y adaptación al modelo actual del mercado. Y para ello, contar con soluciones seguras que nos permitan ahorrar tiempo en gestiones, aumentar nuestra competitividad y rentabilidad es cada vez más importante.
¿En qué consiste la digitalización de facturas y documentos?
En el proceso de transformación digital de nuestra empresa, uno de los aspectos que debemos tener es el cómo digitalizar facturas y llevar un mayor control de estas. Esta digitalización de documentos nos permitirá, además, deshacernos de una gran carga de trabajo y liberarnos del papeleo físico.
Por ello, cuando hablamos de digitalizar documentos y facturas, hacemos referencia al proceso por el que transformamos los documentos en formato papel a digital. Para poder llevar a cabo este procedimiento, necesitamos contar con un sistema de gestión documental apropiado, gracias al cual, además de poder hacer que las facturas se encuentren en formato electrónico, también podemos almacenar los documentos, con la facilidad de poder recuperarlos cuando lo necesitemos. Asimismo, los softwares para digitalizar facturas nos ayudan en la automatización de tareas diarias, lo que nos permitirá, además, ahorrar tiempo.
¿Cuáles son los pasos para tener una contabilidad digitalizada?
Como hemos comentado, la digitalización nos va a brindar una serie de ventajas. Sin embargo, debemos disponer de un sistema de gestión apropiado para evitar errores y aprovechar al máximo todo lo que nos ofrecen las soluciones profesionales. Por ello, el primer paso para tener nuestra contabilidad digitalizada será elegir un software contable y/o laboral que se adapte a nuestras necesidades. Esta elección no solo nos permitirá la digitalización de facturas, sino que nos permitirá poner en marcha en nuestro negocio una estrategia de facturación para emitir, enviar y procesar automáticamente las facturas a los clientes.
Una vez hecho esto, lo siguiente será recopilar todos los documentos en formato papel y escanear facturas para contabilizar y poder tenerlas en nuestro dispositivo electrónico. Posteriormente, utilizaremos nuestro software contable para seleccionar aquellos archivos y datos que más nos interesen procesar.
Principales beneficios de contabilizar las facturas en formato digital
A continuación, queremos enumerarte todos los beneficios que puede brindarte el despedirte de las facturas en formato físico:
– Ahorro de dinero: no tener que hacer uso de tinta, papel, etc. Nos permitirá ahorrar en determinados costes, además de la impresión, procesamiento y envío de los documentos.
– Mayor productividad: en lugar de tener que administrar, crear y producir documentos en papel, podemos emplear nuestro tiempo en otro tipo de tareas.
– Ahorro de tiempo: gracias a las facturas en formato digital, podemos simplificar y reducir el tiempo de procesamiento de datos. Utilizando soluciones profesionales como nuestro ERP, los empleados pueden tener acceso a la información y documentos archivados.
– Mayor control de documentos: podemos centralizar toda la información y monitorear el procesamiento de las facturas, lo que nos permite una mejor trazabilidad y menor riesgo de tener errores.
– Medio ambiente: por supuesto, al eliminar el formato papel, fomentamos nuestro compromiso con el medio ambiente y el desarrollo sostenible.
En definitiva, la digitalización de facturas nos aportará multitud de ventajas para nuestra empresa, y en Grupo A3Satel podemos ayudarte a transformar tu negocio con soluciones profesionales que te permitirán ahorrar tiempo y optimizar tu trabajo.